Idées pour traiter et classer ses papiers administratifs

On me demande au moins une fois par semaine un article sur ma façon de gérer les papiers. Je crois qu’en terme de tâche procrastinée, la gestion de la paperasse arrive en poll position pour beaucoup de monde 😅
Ce fut mon cas également : moi aussi j’avais cette pile instable de papiers à trier/classer cachée dans un coin de ma maison (et par extension, de ma tête). Après plusieurs tris, car, oui, il m’a fallu du temps, et une organisation repensée, j’arrive maintenant à un rythme et un classement qui me conviennent. Je vous détaille dans cet article ma façon de procéder, en espérant que vous puissiez y trouver de l’inspiration. Bon courage ! 💪

Classement papiers

Etape 1 : Refuser, minimiser

Avant de parler traitement des papiers, essayons plutôt d’envisager comment il serait possible d’en recevoir un minimum. Ainsi, je vous conseille de demander à recevoir de façon dématérialisée absolument TOUT ce qui peut l’être : factures, contrats, devis…

J’organise mes fichiers numériques sur mon Cloud, avec l’organisation que je vous présentais ici.

Ainsi, je ne reçois pas plus de 1-2 courriers par semaine. Et à chaque réception se pose la question de savoir si je peux en demander la dématérialisation. En général, vous pouvez la demander facilement via vos comptes utilisateurs ou en envoyant un mail. N’hésitez pas non plus à envoyer un e-mail à un service client pour leur demander l’arrêt de l’envoi de pub ou de catalogues à votre nom. Et bien sûr, vous pouvez coller, si vous le souhaitez, une étiquette “Stop pub” sur vos boites aux lettres.

Etape 2 : Traiter immédiatement

A la réception d’un courrier ou pour tout papier entrant dans ma maison, je procède en général ainsi :

  • Si j’ai seulement besoin de lire une information sans la conserver, je jette directement (ou ça atterrit dans le tiroir à dessins de mes enfants :))
  • Si il y a une action à faire : soit je le fais immédiatement, surtout si c’est une tâche qui ne me prend que quelques minutes, soit je laisse le papier en évidence sur mon bureau. Comme je n’aime pas voir des choses trainer, j’ai tendance à traiter rapidement, en 2 ou 3 jours maximum. Je peux également l’ajouter à ma to do list.
  • Si c’est quelque chose “en cours”, c’est à dire quelque chose pour laquelle je n’ai rien à faire immédiatement mais dont j’attends par exemple un retour (Dossier assurance en cours, ordonnances en cours, etc etc…) : je les place dans une pochette “En cours” dans un tiroir de mon bureau. Pendant ma préparation du mois, que je détaille dans cet article, je vérifie cette pochette, je la trie et fait des relances si nécessaire.
  • Enfin, quand le document est lu/traité, je me pose la question de l’intérêt de sa conservation. Pour cela, je m’aide de ce site du gouvernement qui indique la durée de conservation de chaque papier. Si je dois le conserver, je passe donc au classement.
Comment organiser ses papiers et son administratif

Etape 3 : Classer ce qui doit être conservé

Si je suis donc sûre que le papier a intérêt à être conservé, je le classe donc dans mon système. J’ai organisé plusieurs boites thématiques avec, à l’intérieur, des chemises avec des sous-catégories.

Voici les thèmes et l’organisation que j’ai mise en place :

  • Travail
    • 1 pochette par employeur (contrat de travail, bulletins de salaire, avenants,…)
    • Diplômes et études : certificats etc…
    • Retraite
    • Micro entreprise
  • Maison
    • Achat : acte de vente, titre de propriété…
    • Travaux : devis, factures, etc…
    • Documents de copropriété
  • Santé / CAF
    • Archives grossesse
    • CAF
    • Santé : ordonnance long terme, résultats d’examen…
  • Banque et impôts
    • Une chemise par banque avec leurs contrats
    • Impôts : déclarations, justificatifs par année (dans des pochettes par année à l’intérieur de la chemise), etc.
    • Dossier de financement de la maison
  • Fournisseurs / Assurances / Voitures
    • Garanties et achats : Tickets de caisses et factures
    • Eau / Energie : factures, contrats…
    • Assurances
    • Prestataires maison
    • Internet / Téléphonie
    • Voiture : Factures, contrôle technique, contrat d’achat…
    • Eclipse : le dossier de notre chat 🙂
  • Enfants
    • Une chemise par enfant : contrat de scolarité ou de crèche en cours, bilan de leurs suivis médicaux…

Enfin, j’ai deux autres boites, qui ne sont pas spécifiquement pour des papiers :

  • Documents divers : Passeports, carnets de santé, livret de famille etc…
  • Gestion maison : J’y mets des carnets, des infos ou des outils pour la famille (Par exemple, mon outil pour préparer les menus, ou encore des brochures d’activités à faire en famille)

Au moment où je fais entrer un nouveau papier dans cette archivage, j’en profite pour jeter rapidement un œil à la pochette en question et voir si je peux y enlever certains documents dont je n’ai plus l’utilité et/ou dont la durée de conservation est dépassée. Ainsi, je fais du tris au fur et à mesure.

PS : Jusqu’à récemment encore, mon meuble d’archivage était à l’étage alors que mon bureau était au RDC, et il n’était pas possible de faire autrement. J’avais donc une étape supplémentaire avant l’archivage pour m’éviter les aller/retour ou les “je le pose là en attendant d’aller le classer”. Je rangeais mon papier dans un trieur dans ce style, dont les onglets reprenaient exactement le nom de mes classeurs dans lesquels je rangeais mes papiers. Puis une fois par mois, j’allais donc vider le trieur pour ranger dans les classeurs. Le tri étant déjà pré-fait, c’était ainsi rapide et facile.

Classement papiers

Etape 4 : Passer au “100%” numérique

J’ai entamé ma transition vers du 100% numérique grâce à l’étape 1. J’aurais pu également envisager de scanner tous les documents de mes boites d’archives (sauf quelques exceptions qui nécessitent de garder une copie originale). Je n’en voyais pas l’intérêt pour le moment, je préfère continuer vers cette transition naturelle avec pour objectif d’avoir à terme de moins en moins de papiers. Par exemple, les chemises “Assurances” ou “Téléphonie” vont naturellement disparaitre, car je reçois maintenant tout en numérique, mais il me reste dedans des documents que je dois garder encore quelques années.

Encore une fois, je vous renvoie vers cet article qui vous explique ma gestion de mes documents numériques, notamment en terme de sauvegarde et de sécurité.
PS : Pour les personnes qui ont suivi mes mésaventures récentes sur Instagram, croyez-moi que je suis contente d’avoir ce système de sauvegarde ! 😉

J’espère que cet article vous aura donné quelques pistes pour trouver une organisation qui pourrait vous convenir. Je sais à quel point les papiers peuvent être source de stress et d’encombrement de notre charge mentale. Il n’y a pas vraiment de secret : après avoir trouvé et mis en place votre organisation, c’est la régularité qui vous aidera à ne pas vous (re)noyer.

Liste d’achat :

Les boites viennent de chez Ikea, et les étiquettes ont été faites avec une Dymo.

Et vous, avez-vous un système de gestion de papiers bien instauré ? Est-ce pour vous un sujet compliqué à gérer ?

Astuces et conseils pour organiser ses papiers administratifs : traitement et archivage

10 réflexions sur “Idées pour traiter et classer ses papiers administratifs”

  1. J’ai commencé à tout réorganiser mes papiers dans des pochettes mais je n’ai pas terminé encore, et il va falloir que j’améliore quelques petites choses. Et il faudrait aussi que je me lance pour scanner toutes mes fiches de salaires. Un gros boulot mais je vais le faire en plusieurs étapes pour y arriver 🙂

  2. Bonjour

    Je me pose la question pour les bulletins de salaires. Nous en avons tellement que tout ne tiendrais pas dans un seul classeur. Comment faites vous ?

    1. Bonjour Mélanie,
      Depuis plusieurs années, nous recevons nos bulletins numériquement, que je garde dans un cloud + en local sur mon PC.
      Mais après, rien de grave si ça ne rentre pas dans un classeur, faites en deux 😉

  3. Coucou Julie, je me permets de t’écrire car je suis en plein désencombrement de mes papiers que je n’ai pas rangé depuis trois ans… je toujours tout gardé mais surtout mis de côté et c’est un vrai parcours du combattant au moindre documents à chercher. Alors déjà merci pour cet article, pour tes formations que je suis et qui je suis sure vont m’aider à m’organiser. J’en ai très envie, et surtout de voir que je suis dans les papiers depuis 3 jours c’est juste impensable de refaire ça un jour!!
    J’ai quelques questions :
    – pour le dossier RETRAITE : j’imagine que tu as rassemblé et continue de réunir les documents nécessaires pour le jour où ils nous seront demandés ?
    – pour le dossier ASSURANCES : tu réunis toutes les assurances confondues ? savoir assurance vie, assurance scolaire, assurance voitures, assurance habitation. Ou alors tu répartie assurance voiture dans le dossier voiture par exemple? je suis un peu perdue avec toutes ces assurances qui existent. Mon mari en plus à des assurances vie dans des banques mais aussi assurance vie lié à son travail à risque (militaire). Et comme tu avais dis lors d”un live que l’assurance vie c’est plutôt de l’épargne. Peut-être mettre cela dans le dossier BANQUE ?
    Merci de ton aide
    Doriane

    1. Bonjour Doriane,

      Merci pour ton message 🙂
      Pour le dossier retraite, c’est surtout tous les relevés que nous recevons régulièrement de la caisse retraite. Les documents qui pourraient m’être demandés (fiches de salaires, attestation PE etc…) sont rangés dans d’autres pochettes dédiés.

      Assurance : Très sincèrement je ne sais même plus si par exemple les documents d’assurance voiture sont dans la pochette assurance ou la pochette voiture par exemple 🤷‍♀️ Mais qu’importe, je sais que je les retrouverais très facilement si besoin !

      Mais en fait mes réponses ont très peu d’importance ! Prend confiance et fait comme ça te semble logique pour TOI 😉 Je n’ai pas une façon de fonctionner qui est parfaite et universelle, c’est juste ce qui me convient à moi 🙂
      Bonne journée !

  4. Bonjour! Je suis en train de réorganiser mon système de classement, les boites à dossiers suspendus ont fait leur temps ! Merci pour ton article qui donne des idées. Je vais m’en inspirer, en rajoutant une boite “projets” avec les dossiers des projets en cours (immo, vacances…)
    Pour la prévoyance, tu ranges ça dans “assurance” ou dans “santé” ?

  5. Coucou Julie,

    Merci pour cet article super utile et inspirant.
    Je me demandais si ton système était partagé avec ton conjoint ou bien si vous gériez vos papiers chacun de votre côté ?
    Je suis en train de réfléchir à une arborescence et je ne sais pas trop comment m’organiser entre ce qui est perso (à lui, à moi) et ce que l’on a en commun.
    Merci d’avance pour ta réponse.

    1. Hello Julie !
      Ce sont tous les papiers de la famille, donc les siens compris 🙂 Par exemple, dans le dossier “Travail” on a chacun une pochette avec nos bulletins de salaires 🙂
      Bonne journée !

      1. Merci pour ton retour rapide ! Cela me parait effectivement plus simple de mutualiser. Ne reste plus qu’à trouver l’arborescence qui sera intuitive pour tous les 2 !
        Bon week-end !

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