Idées pour traiter et classer ses papiers administratifs

On me demande au moins une fois par semaine un article sur ma façon de gérer les papiers. Je crois qu’en terme de tâche procrastinée, la gestion de la paperasse arrive en poll position pour beaucoup de monde 😅
Ce fut mon cas également : moi aussi j’avais cette pile instable de papiers à trier/classer cachée dans un coin de ma maison (et par extension, de ma tête). Après plusieurs tris, car, oui, il m’a fallu du temps, et une organisation repensée, j’arrive maintenant à un rythme et un classement qui me conviennent. Je vous détaille dans cet article ma façon de procéder, en espérant que vous puissiez y trouver de l’inspiration. Bon courage ! 💪

Etape 1 : Refuser, minimiser

Avant de parler traitement des papiers, essayons plutôt d’envisager comment il serait possible d’en recevoir un minimum. Ainsi, je vous conseille de demander à recevoir de façon dématérialisée absolument TOUT ce qui peut l’être : factures, contrats, devis…

J’organise mes fichiers numériques sur mon Cloud, avec l’organisation que je vous présentais ici.

Ainsi, je ne reçois pas plus de 1-2 courriers par semaine. Et à chaque réception se pose la question de savoir si je peux en demander la dématérialisation. En général, vous pouvez la demander facilement via vos comptes utilisateurs ou en envoyant un mail. N’hésitez pas non plus à envoyer un e-mail à un service client pour leur demander l’arrêt de l’envoi de pub ou de catalogues à votre nom. Et bien sûr, vous pouvez coller, si vous le souhaitez, une étiquette “Stop pub” sur vos boites aux lettres.

Etape 2 : Traiter immédiatement

A la réception d’un courrier ou pour tout papier entrant dans ma maison, je procède en général ainsi :

• Si j’ai seulement besoin de lire une information sans la conserver, je jette directement (ou ça atterrit dans le tiroir à dessins de mes enfants :))
• Si il y a une action à faire : soit je le fais immédiatement, surtout si c’est une tâche qui ne me prend que quelques minutes, soit je laisse le papier en évidence sur mon bureau. Comme je n’aime pas voir des choses trainer, j’ai tendance à traiter rapidement, en 2 ou 3 jours maximum. Je peux également l’ajouter à ma to do list.
• Si c’est quelque chose “en cours”, c’est à dire quelque chose pour laquelle je n’ai rien à faire immédiatement mais dont j’attends par exemple un retour (Dossier assurance en cours, ordonnances en cours, etc etc…) : je les place dans une pochette “En cours” dans un tiroir de mon bureau. Pendant ma préparation du mois, que je détaille dans cet article, je vérifie cette pochette, je la trie et fait des relances si nécessaire.
• Enfin, quand le document est lu/traité, je me pose la question de l’intérêt de sa conservation. Pour cela, je m’aide de ce site du gouvernement qui indique la durée de conservation de chaque papier. Si je dois le conserver, je passe donc au classement.

Etape 3 : Classer ce qui doit être conservé

Si je suis donc sûre que le papier a intérêt à être conservé, je le classe donc dans mon système. J’ai organisé plusieurs boites thématiques avec, à l’intérieur, des chemises avec des sous-catégories.

Voici les thèmes et l’organisation que j’ai mise en place :

• Travail
  • 1 pochette par employeur (contrat de travail, bulletins de salaire, avenants,…)
  • Diplômes et études : certificats etc…
  • Retraite
  • Micro entreprise
• Maison
  • Achat : acte de vente, titre de propriété…
  • Travaux : devis, factures, etc…
  • Documents de copropriété
• Santé / CAF
  • Archives grossesse
  • CAF
  • Santé : ordonnance long terme, résultats d’examen…
• Banque et impôts
  • Une chemise par banque avec leurs contrats
  • Impôts : déclarations, justificatifs par année (dans des pochettes par année à l’intérieur de la chemise), etc.
  • Dossier de financement de la maison
• Fournisseurs / Assurances / Voitures
  • Garanties et achats : Tickets de caisses et factures
  • Eau / Energie : factures, contrats…
  • Assurances
  • Prestataires maison
  • Internet / Téléphonie
  • Voiture : Factures, contrôle technique, contrat d’achat…
  • Eclipse : le dossier de notre chat 🙂
• Enfants
  • Une chemise par enfant : contrat de scolarité ou de crèche en cours, bilan de leurs suivis médicaux…

Enfin, j’ai deux autres boites, qui ne sont pas spécifiquement pour des papiers :

• Documents divers : Passeports, carnets de santé, livret de famille etc…
• Gestion maison : J’y mets des carnets, des infos ou des outils pour la famille (Par exemple, mon outil pour préparer les menus, ou encore des brochures d’activités à faire en famille)

Au moment où je fais entrer un nouveau papier dans cette archivage, j’en profite pour jeter rapidement un œil à la pochette en question et voir si je peux y enlever certains documents dont je n’ai plus l’utilité et/ou dont la durée de conservation est dépassée. Ainsi, je fais du tris au fur et à mesure.

PS : Jusqu’à récemment encore, mon meuble d’archivage était à l’étage alors que mon bureau était au RDC, et il n’était pas possible de faire autrement. J’avais donc une étape supplémentaire avant l’archivage pour m’éviter les aller/retour ou les “je le pose là en attendant d’aller le classer”. Je rangeais mon papier dans un trieur dans ce style, dont les onglets reprenaient exactement le nom de mes classeurs dans lesquels je rangeais mes papiers. Puis une fois par mois, j’allais donc vider le trieur pour ranger dans les classeurs. Le tri étant déjà pré-fait, c’était ainsi rapide et facile.

Etape 4 : Passer au “100%” numérique

J’ai entamé ma transition vers du 100% numérique grâce à l’étape 1. J’aurais pu également envisager de scanner tous les documents de mes boites d’archives (sauf quelques exceptions qui nécessitent de garder une copie originale). Je n’en voyais pas l’intérêt pour le moment, je préfère continuer vers cette transition naturelle avec pour objectif d’avoir à terme de moins en moins de papiers. Par exemple, les chemises “Assurances” ou “Téléphonie” vont naturellement disparaitre, car je reçois maintenant tout en numérique, mais il me reste dedans des documents que je dois garder encore quelques années.

Encore une fois, je vous renvoie vers cet article qui vous explique ma gestion de mes documents numériques, notamment en terme de sauvegarde et de sécurité.
PS : Pour les personnes qui ont suivi mes mésaventures récentes sur Instagram, croyez-moi que je suis contente d’avoir ce système de sauvegarde ! 😉

J’espère que cet article vous aura donné quelques pistes pour trouver une organisation qui pourrait vous convenir. Je sais à quel point les papiers peuvent être source de stress et d’encombrement de notre charge mentale. Il n’y a pas vraiment de secret : après avoir trouvé et mis en place votre organisation, c’est la régularité qui vous aidera à ne pas vous (re)noyer.

Liste d’achat :

Les boites viennent de chez Ikea, et les étiquettes ont été faites avec une Dymo.

Et vous, avez-vous un système de gestion de papiers bien instauré ? Est-ce pour vous un sujet compliqué à gérer ?