Mes bonnes pratiques pour une to do list efficace

La to do list est sans aucun doute un de mes outils d’organisation et de productivité préféré, que ça soit niveau perso ou pro. C’est un incontournable qui m’accompagne au quotidien. D’ailleurs, dans le challenge habitudes que je vous propose depuis mars sur Instagram, la routine que je vous ai invité à adopter en juin était de préparer votre to do chaque soir pour le lendemain. Mais d’après quelques retours et sondages, c’est l’une des habitudes la plus compliquée à adopter pour vous. Je vous propose donc dans cet article quelques bonnes pratiques pour réussir à créer et surtout suivre votre to do.

Bonnes pratiques pour créer et suivre une to do list

Les intérêts de la to do list

Se vider la tête : l’intérêt premier de la to do, c’est de vous permettre de vous sortir de la tête tout ce qui y traîne. C’est aussi simple que ça : si vous savez que c’est écrit quelque part, ça n’a pas besoin de rester dans votre cerveau. C’est un véritable allié pour lutter contre la charge mentale et cette impression de se noyer sous toutes les choses auxquelles il faut penser.

Facteur de motivation : écrire une to do, c’est un peu comme se créer un contrat moral avec soi-même. Un engagement que vous vous faites. C’est donc un facteur de motivation et cela peut vous aider à lutter contre la procrastination. Et tous les adeptes de to do vous le diront : il n’y a rien de plus satisfaisant que de cocher des tâches !

A lire aussi : 6 conseils pour lutter contre la procrastination

Célébrer : Les to do, c’est aussi un bon moyen de faire un bilan, d’analyser le chemin parcouru et de se féliciter du travail accompli.

Bonnes pratiques de la to do list

Tout d’abord, il faut bien faire la différence entre un pense-bête et un outil de productivité. Je vais d’ailleurs revenir un petit peu sur ce que j’ai dit juste au dessus. Je vous disais qu’une to do vous permettait de déverser tout ce qui se trouve dans votre tête. Oui… et non. Il ne faudra pas s’arrêter à cette étape. Vous risquez de vous retrouver face à une to do sans queue ni tête, longue de dizaines et dizaines de tâches. Au lieu de vous permettre de passer à l’action, ce « pense-bête », va vous démotiver devant l’ampleur du travail. Une to do list est un outil. Par conséquent il y a des bonnes pratiques à tenir. Ce n’est donc pas juste déverser votre cerveau sur un papier. Voilà à mon sens les bonnes pratiques à adopter une fois que vous avez fait cette première étape :

1/ Prioriser :

C’est une étape essentielle de la gestion de votre to do. Il faudra faire des choix sur les tâches que vous souhaitez/avez besoin de traiter en priorité. Souvent, quand je prépare une to do, j’ai la matrice d’Einshewoher en tête : Je tris mes tâches selon deux critères. Urgent/Non urgent, et important/non important. L’urgence est une notion de temporalité : à faire pour demain ? ou dans 3 mois ? Et l’importance est une notion de finalité : qu’est ce que ça va m’apporter ? Est-ce important pour mes objectifs de vie ? Est-ce important car c’est une obligation ? Une tâche peut être non urgente et importante par exemple. Payer mes impôts dont l’échéance est dans 3 mois : c’est important, mais pas (encore) urgent. Bien entendu, c’est les tâches importantes ET urgentes que vous devriez prioriser dans votre to do.

Le principe de la matrice d’Eisenhower

N’oubliez pas de ne pas toujours faire passer vos contraintes « ménagères » et logistiques avant les projets qui comptent vraiment pour vous et qui sont en lien avec vos objectifs de vie. Refaire son CV dans l’objectif de chercher un travail plus épanouissant ? C’est à mon sens bien plus important que de nettoyer vos vitres 😉

Essayez, dans la mesure du possible « d’avaler votre grenouille » dès le matin. Quésaco ? Ce principe, édicté par un expert en productivité, est le suivant : commencez chaque matin par la tâche que vous avez le moins envie de faire ou qui vous effraie le plus. Tout d’abord, car vous avez un potentiel de motivation qui est à son max le matin et qui va décroître au fur et à mesure de la journée (surtout si vous procrastinez la tâche, ce qui va polluer votre cerveau toute la journée). Ensuite, parce que vous allez booster votre morale et votre confiance en vous pour le reste de la journée.

2/ Découper ses tâches :

Il m’arrive parfois de procrastiner une tâche de ma to do pendant plusieurs semaines. Je me rend vite compte que c’est parce que je me sens découragée par son ampleur, car je ne l’ai pas divisée en plusieurs sous-tâches. Par exemple, tout récemment, j’avais noté « trier le dossier photos du PC ». Soit près quelques 150 dossiers et des milliers de photos. Cette tâche était reportée, de semaine en semaine, sans que je n’arrive à me lancer. J’ai donc décidé de la découper : la semaine suivante, j’ai ainsi noté sur ma to do « trier 20 dossiers de mon dossier photos ». Non seulement je l’ai fait, mais j’en ai même trier une quarantaine. Je n’étais plus effrayée devant une tâche qui me semblait longue et fastidieuse. N’hésitez pas à découper vos tâches en micro-tâches et à les répartir dans le temps. Peut-être avancerez vous moins vite, mais au moins vous avancerez quand même !

3/ Avoir plusieurs to do list :

Si vous me suivez depuis longtemps, vous devez savoir que j’ai plusieurs « niveaux » de to do list. Tout d’abord, j’ai le fameux « pense-bête », qui est un endroit (en l’occurrence via l’outil Trello), où je note tout ce qui me passe par la tête : des choses à faire, à acheter, des idées de sorties, des projets… Ensuite chaque mois, en fonction du planning du mois et en m’aidant de mon Trello, je prépare une to do mensuelle. Chaque dimanche soir, en fonction de ma to do mensuelle, des événements de la semaine et d’autres impératifs qui se seraient ajoutés, je fais une to do pour la semaine. Et enfin, chaque soir, je prépare une to do pour le lendemain, avec en général maximum 2-3 tâches. Je vous disais qu’il fallait découper ses tâches en plusieurs tâches. Les différents niveaux de to do me permettent ainsi de répartir les tâches dans le temps. Encore une fois, on évite ainsi de se retrouver devant une liste de 50 tâches qui nous démotivera à coup sûr. Avancer un peu, mais chaque jour.

Vous n’êtes pas obligés d’avoir autant de niveaux de to do, évidement. L’important c’est de trouver la façon qui vous convienne. Mais gardez en tête que l’important, c’est d’avancer un peu chaque jour. C’est la régularité qui fera de vos to do des outils efficaces. Pas de se lancer à corps perdu, du jour au lendemain, dans une to do « pense-bête » de 50 tâches, sans aucune méthode.

Outils de to do list

Il y a deux écoles : ceux qui préfèrent le papier (comme moi) et ceux qui préfèrent le numérique.

Quelques outils papiers :

Pour ma part, je fais mes to do hebdomadaires sur des feuillets Ma petite Organisation, que je glisse dans mon MyAgenda. C’est dans ce dernier que je fais ma to do mensuelle et celle journalière. Au travail, j’utilise un simple cahier.

Car au fond, il n’y a pas besoin d’outils sophistiqués. D’ailleurs, avant de devenir un outil à grande dimension créative, le bullet journal était juste un carnet, le plus simple possible. Souvent le mieux est l’ennemie du bien. N’oubliez jamais que vos outils d’organisation doivent vous faire gagner du temps, pas le contraire. Evidemment, si vous prenez plaisir à créer des outils jolis type bullet, et que vous y prenez plaisir, continuez ! Mais n’abandonnez peut-être pas le principe de bullet journal/to do, juste parce que vous vous découragez de ne pas réussir à créer quelque chose comme sur Pinterest 😉

Quelques outils numériques :

Vous avez Trello, dont j’ai parlé plus haut, et dont je reparlerais certainement prochainement. C’est un outil avec une présentation très spécifique, qui ne convient pas à tous. Il faut du temps pour l’apprivoiser, mais il peut être très puissant.

En autre outils de to do plus classiques, vous avez le très bon To do ist, dont je vous parlais dans cet article, ou encore Microsoft to do (ancien Wunderlist). Enfin, vous avez en général des petites applications de to do dans vos messageries mails (Par exemple Task sur Gmail, que vous pouvez ouvrir en cliquant sur l’icône bleue dans le bandeau le long de votre écran à droite).

En conclusion, il y en a pour tous les goûts, il faut juste trouver le format qui vous convienne.

Ma façon détaillée de gérer mes to do perso

Si vous voulez en savoir plus sur ma façon de gérer mes propres to do grâce notamment à mon MyAgenda, je vous invite à découvrir ces vidéos sur IGTV (Partie 1 / Partie 2). Cette vidéo a un an, mais ma façon de faire, que j’avais déjà adopté depuis plusieurs années n’a pas changée.

Mais dans tous les cas, n’oubliez pas : une to do est unique et personnelle. Elle sera différente pour chacun par sa forme, son rythme, son contenu. Il faut trouver la façon de faire qui vous convienne.

Et vous, la to do, c’est un outil déjà adopté ? Ou est-ce que vous vous laissez tomber dans le piège de la to do « pense bête » interminable ?

Astuces et bonnes pratiques pour créer et suivre une to do list

18 réflexions sur “Mes bonnes pratiques pour une to do list efficace”

  1. Merci pour cet article complet !
    Je suis adepte de l’appli TO DO (ancien Wunderlist), je partage certaines listes avec mon mari (courses, tâches à faire, idées de cadeaux…), ça nous permet de les alimenter mais aussi parfois de nous challenger ! Quelle satisfaction à chaque tâche cochées ! Et le matin je décharge tout ce que je peux dans l’appli quand je suis dans la salle de bain (face à moi même pendant 30 min sans enfant!)

    1. Génial ! Je trouve aussi que c’est top les appli pour pouvoir partager avec nos conjoints 🙂 Mais bon, quand même, j’ai fini par préférer le papier 🙂

  2. Merci Julie pour ce nouvel article!
    Parfois encore un peu dans le « pense bête » mais je me soigne avec des Ju’live et maintenant cet article pour progresser dans les « to do ».
    Je passe beaucoup par le papier et je garde Microsoft To Do pour les listes sur le long terme et pour celles à partager.

  3. Mais cet article est génialissime..
    Moi qui me contentait de tout marquer sur un journal sans limites et mon cerveau traitait tout au premier plan ça devenait plus une source d’angoisse qu’un moyen de me sereniser mais là avec cet article mon regard a changé sur les to do list et tout est plus clair et je sens que je vais m’éclater!! Merci milles fois Julie

  4. Coucou Julie! j’attendais avec impatience cet article, mais en fait je savais déjà tout parce que j’ai vu quelques lives (j’ai eu le déclic en écoutant le replay du live organisation) et tes vidéos sur comment tu utilises ton agenda. j’ai déjà repris le principe de la to do hebdo et j’ai l’impression d’avoir réalisé plus de tâches ces 2 dernières semaines grâce à cette méthode. j’ai aussi repris les événement annuels et ai déjà préparé la liste à reporter dans mon prochain bullet. Ce qui me manque encore malgré tous ces bons conseils, c’est comment atteindre mes objectifs / projets… j’aimerais faire tellement de choses et j’ai du mal à me dire d’abord ces 3 objectifs, puis ensuite ces 3 autres, puis ces 3 autres etc… la matrice m’aiderait surement mais je bloque un peu au moment de la remplir… as tu prévu un live ou un article sur comment concrétiser un projet?
    T’ayant vue plusieurs fois (à chaque fois?) galérer à essayer de le dire, je ne peux m’empêcher de te dire que c’est Eisenhower et pas Einshewoher 😀 😀 😀
    au plaisir te de lire et merci pout tous tes partages
    Hélène

    1. Hello Hélène ! Merci pour ton commentaire, ça me fait hyper plaisir ! 🙂
      C’est ultra compliqué de te répondre, je n’ai pas vraiment de méthode en dehors de Eisenhower (ça y est, j’arrive à le dire d’ailleurs ! 😂), et ça je le fais au feeling.
      Mais pour tes projets perso, peut-être peux-tu essayer de faire une roue de la vie pour y voir plus clair : https://www.make-you-happy.fr/developpement-personnel/resolutions-level-life/
      Bon courage en tout cas 🙂

  5. Merci beaucoup pour cet article. Je pense que ça va énormément m’aider parceque « oui » je tombe très souvent dans le piège de la to do longue comme le bras 😘

  6. Merci pour ce nouvel article Julie!
    Adepte du Myagenda depuis 4 ans, je remplis les to do mensuelles en reportant les événements récurrents d’un agenda sur l’autre. À la fin du mois, je me penche aussi sur le suivant. Je pense que ce qu’il me manque pour le moment c’est le fait de ritualiser la planification de la to do hebdo et la to do journalière. C’est trop irrégulier pour être vraiment efficace. Mais je suis quand même très contente du chemin parcouru. Ça m’a aidé dans l’organisation de la maison (mon garage est vraiment bien rangé et désencombré, tout comme la buanderie ^^), et aussi dans la planification du travail. Un petit pas à la fois, je vais poursuivre sur cette lancée.

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  8. Bonjour Julie
    Je serai très intéressée par un article ou une vidéo insta sur ton utilisation de trello. J’ai cherché un peu sur internet mais j’aurai besoin d’exemples concrets de la reine de l’organisation 😉
    A bientôt
    Alice

  9. Bonjour,
    J’ai le MyAgenda, par contre je n’ai pas ce format avec les to do list journalière.
    Comment savoir lequel prendre sur le site ?
    Merci

    1. Hello ! La version avec la to do journalière comme la mienne est celle qui va de septembre à août et qui sort chaque année en juin 🙂

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