Organisation : Tous mes dossiers importants avec moi en permanence dans le Cloud

Depuis quelques mois déjà, j’utilise Dropbox pour avoir en permanence accès à toutes mes informations ou dossiers importants à partir de n’importe quelle plateforme : téléphone, tablette, ou ordinateur. Aujourd’hui je vous explique pourquoi et comment !

Qu’est-ce que Dropbox ?

Dropbox est une plateforme de stockage, autrement dit un outil du « Cloud ». Et le Cloud, c’est la possibilité de faire héberger des documents vous appartenant sur des plateformes extérieures, et d’y accéder via internet. Autrement dit, c’est comme un disque dur mais qui ne serait pas chez vous, mais sur lequel vous pouvez entreposer tous vos documents et auquel vous pouvez vous connecter de n’importe où.

Dropbox est la plateforme que j’utilise et dont je vais vous parler, mais vous en avait beaucoup d’autres : Google Drive, One Drive…

Vous avez deux interfaces : la première est l’interface de la plateforme (donc en vous connectant sur www.dropbox.com) où vous pouvez charger vos documents. Mais vous vous doutez bien que c’est long et fastidieux (télécharger le document, le modifier, le recharger). En revanche, vous pouvez également lier les dossiers Dropbox à votre PC. Vous avez donc un répertoire sur votre ordinateur, comme n’importe quel répertoire. Vous travaillez dedans normalement et à chaque modification, les nouveaux fichiers sont automatiquement chargés sur Dropbox. Vous avez des petites icônes qui vous indiquent si le chargement est en cours, échoué ou finalisé :

Pourquoi j’utilise Dropbox ?

Avoir accès à mes documents et info importantes en permanence est un vrai avantage. Par exemple, si je devais perdre un papier d’identité pendant un voyage, je sais que j’en ai une copie accessible. Si ma banque m’appelle quand je suis au travail pour me demander une information, je peux la trouver immédiatement. Je partage également toutes ces infos avec mon mari qui y a également accès. Tous mes fichiers relatifs au blog sont également sur le Cloud, ce qui me permet de travailler dessus depuis mon ordinateur fixe ou mon PC, à ma convenance.

Je l’utilise également pour partager des éléments avec d’autres personnes. Les dizaines de photos de l’anniversaire de l’ainé ne rentrent pas dans le mail pour papy et mamie ? En quelques clics je crée un dossier que je peux partager avec les personnes de mon choix.

Et surtout, cela constitue une sauvegarde de toutes mes données : si mon disque dur perso venait à planter, si je perdais mon ordinateur portable… pas de panique, tout est sur le Cloud !

Et en pratique, j’y met quoi sur mon Dropbox ?

Pour ma part, j’ai 4 grandes catégories dans mon Dropbox :

• Les documents importants
• Mon journal de bord et des tableaux d’organisation
• Mes photos
• Mes données du blog

Je vais vous détailler chacune d’elles mais c’est à vous de construire arborescence qui vous correspond et d’y stocker ce qui est pertinent pour vous.

Les documents importants

Vous y trouverez plusieurs sous dossiers qui vont contenir :

• Banques : RIB, contrats, tableau d’amortissement…
• Diplômes : Une copie de nos diplômes
• Ecole/Crèche : Factures et autres infos
• Impôts : Tous nos avis d’imposition sur les 3 dernières années
• Maison : Attestation de propriété, attestation d’assurance et tous les éléments relatifs à la construction de notre extension en cours
• Pièces d’identité : Copie de nos cartes d’identité, passeport, livret de famille à tous les 5
• Santé : Attestations CPAM, copie des cartes de mutuelle, certificats médicaux en cours
• Voiture : Copie de nos permis, des cartes grises, attestation d’assurance
• Voyage : Pour notre voyage en prévision à la Réunion, tous les billets, confirmations de réservation etc

Mon journal de bord

C’est un outil que j’ai mis en place grâce à la méthode Flylady, et l’un des seul de la méthode que j’ai adopté. Il s’agit seulement d’un document Word, sur lequel j’ai noté :

• Informations famille : Nos numéros de sécurité sociale, nos infos CAF, nos numéro client mutuelle, notre RIB etc…
• Info voiture : Immatriculation, modèle, infos garantie, numéro de contrat d’assurance et son échéance, date du dernier contrôle technique et suivi d’entretien
• Info maison : Suivi de l’entretien de la chaudière et numéro de téléphone, taille des pièces en m2, références de nos peintures, numéro de contrat d’assurance…
• Info crèche et école : Numéro de téléphone, tarifs, infos diverses…
• Info médecins : Les coordonnées de tous nos médecins et spécialistes
• Mots de passes : Tous les mot de passe de nos accès web
• Idées sorties : Un peu hors sujet, mais c’est ici que je note toutes les idées de sorties à faire avec les enfants au fur et à mesure que je trouve de nouvelles idées.

J’alimente ce fichier au fur et à mesure de mes besoins.

En plus de ce fichier Word, j’ai quelques tableaux Excel comme par exemple un suivi de la garde-robe des enfants (en magasins, je peux donc savoir de quoi ils ont besoin), la liste type pour faire les bagages quand nous partons en voyage, etc etc.

Les photos

Un des grands avantages de l’utilisation du Cloud, c’est bien sûr de permettre la sauvegarde de vos photos. Les garder uniquement sur votre disque dur est très risqué (attention au jour où il vous lâche), et utiliser des CD ou des disques durs externes ne sont pas des solutions 100% fiables : les CD s’abîment, les disques durs peuvent également crasher. Sans compter que l’un comme l’autre peuvent être rapidement pleins. Avec le Cloud, plus d’inquiétudes.

Mes données du blog

Comme je vous l’indiquais, je laisse aussi tout mon travail pour le blog sur le Cloud. Je peux donc changer facilement d’ordinateur et retrouver à chaque fois tout mon travail. Et je suis rassurée de le savoir sauvegardé sur le Cloud.

 

Et niveau sécurité ?

Ah oui, là vous vous dites, et avec raison : « elle garde toutes ces informations importantes sur internet ? Au même endroit ? Mais elle est folle ! » Oui… et non. Les solutions que je vous ai nommé (Dropbox, Google Drive et One Drive) sont des solutions très sécurisées et sérieuses. J’ai pris quelques dispositions : par exemple je protège ma liste de mots de passe que j’ai sur mon journal de bord. J’ai inclus une règle que seul moi et mon mari connaissons et que l’ont doit appliquer sur chaque mot de passe indiqué pour avoir le bon.

Et puis surtout, je suis sûre que bon nombre d’entre nous ont tous ces fichiers dans leurs boites mails et ne s’inquiètent pas de la sécurité à ce niveau : vous savez, le mail envoyé au banquier il y a 3 ans pour constituer votre dossier immo : n’est-il pas toujours dans votre boite d’éléments envoyés avec toutes ses pièces-jointes ? 🙂 Il y a de toute façon des risques à partir du moment où on a un ordinateur connecté à internet 🙂

 

Est-ce payant ?

Chaque plateforme propose en général une offre gratuite mais avec très peu d’espace disponible : vous risquez donc de rapidement dépasser votre quota, surtout si vous entreposez des photos. Il faudra donc payer un abonnement pour pouvoir disposer d’assez de places pour une vraie utilité. En générale autour d’un dizaine d’euros par mois pour un espace plus que conséquent (11,99€/mois sur Dropbox pour 2 To. Avec 2 To vous pouvez stocker environ 400 000 photos… vous devriez être larges ! 🙂 ).

 

J’espère que ces quelques infos sur cet outil et mon utilisation vous auront été utiles.

Et vous, avez-vous un espace Cloud ? Est-ce que ça vous semble pertinent et utile ?