Organisation : Tous mes dossiers importants avec moi en permanence dans le Cloud

Depuis quelques mois déjà, j’utilise Dropbox pour avoir en permanence accès à toutes mes informations ou dossiers importants à partir de n’importe quelle plateforme : téléphone, tablette, ou ordinateur. Aujourd’hui je vous explique pourquoi et comment !

Comment je m'organise avec Dropbox

Qu’est-ce que Dropbox ?

Dropbox est une plateforme de stockage, autrement dit un outil du « Cloud ». Et le Cloud, c’est la possibilité de faire héberger des documents vous appartenant sur des plateformes extérieures, et d’y accéder via internet. Autrement dit, c’est comme un disque dur mais qui ne serait pas chez vous, mais sur lequel vous pouvez entreposer tous vos documents et auquel vous pouvez vous connecter de n’importe où.

Dropbox est la plateforme que j’utilise et dont je vais vous parler, mais vous en avait beaucoup d’autres : Google Drive, One Drive…

Vous avez deux interfaces : la première est l’interface de la plateforme (donc en vous connectant sur www.dropbox.com) où vous pouvez charger vos documents. Mais vous vous doutez bien que c’est long et fastidieux (télécharger le document, le modifier, le recharger). En revanche, vous pouvez également lier les dossiers Dropbox à votre PC. Vous avez donc un répertoire sur votre ordinateur, comme n’importe quel répertoire. Vous travaillez dedans normalement et à chaque modification, les nouveaux fichiers sont automatiquement chargés sur Dropbox. Vous avez des petites icônes qui vous indiquent si le chargement est en cours, échoué ou finalisé :

Exemple dropbox

Pourquoi j’utilise Dropbox ?

Avoir accès à mes documents et info importantes en permanence est un vrai avantage. Par exemple, si je devais perdre un papier d’identité pendant un voyage, je sais que j’en ai une copie accessible. Si ma banque m’appelle quand je suis au travail pour me demander une information, je peux la trouver immédiatement. Je partage également toutes ces infos avec mon mari qui y a également accès. Tous mes fichiers relatifs au blog sont également sur le Cloud, ce qui me permet de travailler dessus depuis mon ordinateur fixe ou mon PC, à ma convenance.

Je l’utilise également pour partager des éléments avec d’autres personnes. Les dizaines de photos de l’anniversaire de l’ainé ne rentrent pas dans le mail pour papy et mamie ? En quelques clics je crée un dossier que je peux partager avec les personnes de mon choix.

Et surtout, cela constitue une sauvegarde de toutes mes données : si mon disque dur perso venait à planter, si je perdais mon ordinateur portable… pas de panique, tout est sur le Cloud !

Et en pratique, j’y met quoi sur mon Dropbox ?

Pour ma part, j’ai 4 grandes catégories dans mon Dropbox :

  • Les documents importants
  • Mon journal de bord et des tableaux d’organisation
  • Mes photos
  • Mes données du blog

Je vais vous détailler chacune d’elles mais c’est à vous de construire arborescence qui vous correspond et d’y stocker ce qui est pertinent pour vous.

Les documents importants

Vous y trouverez plusieurs sous dossiers qui vont contenir :

  • Banques : RIB, contrats, tableau d’amortissement…
  • Diplômes : Une copie de nos diplômes
  • Ecole/Crèche : Factures et autres infos
  • Impôts : Tous nos avis d’imposition sur les 3 dernières années
  • Maison : Attestation de propriété, attestation d’assurance et tous les éléments relatifs à la construction de notre extension en cours
  • Pièces d’identité : Copie de nos cartes d’identité, passeport, livret de famille à tous les 5
  • Santé : Attestations CPAM, copie des cartes de mutuelle, certificats médicaux en cours
  • Voiture : Copie de nos permis, des cartes grises, attestation d’assurance
  • Voyage : Pour notre voyage en prévision à la Réunion, tous les billets, confirmations de réservation etc

Mon journal de bord

C’est un outil que j’ai mis en place grâce à la méthode Flylady, et l’un des seul de la méthode que j’ai adopté. Il s’agit seulement d’un document Word, sur lequel j’ai noté :

  • Informations famille : Nos numéros de sécurité sociale, nos infos CAF, nos numéro client mutuelle, notre RIB etc…
  • Info voiture : Immatriculation, modèle, infos garantie, numéro de contrat d’assurance et son échéance, date du dernier contrôle technique et suivi d’entretien
  • Info maison : Suivi de l’entretien de la chaudière et numéro de téléphone, taille des pièces en m2, références de nos peintures, numéro de contrat d’assurance…
  • Info crèche et école : Numéro de téléphone, tarifs, infos diverses…
  • Info médecins : Les coordonnées de tous nos médecins et spécialistes
  • Mots de passes : Tous les mot de passe de nos accès web
  • Idées sorties : Un peu hors sujet, mais c’est ici que je note toutes les idées de sorties à faire avec les enfants au fur et à mesure que je trouve de nouvelles idées.

J’alimente ce fichier au fur et à mesure de mes besoins.

En plus de ce fichier Word, j’ai quelques tableaux Excel comme par exemple un suivi de la garde-robe des enfants (en magasins, je peux donc savoir de quoi ils ont besoin), la liste type pour faire les bagages quand nous partons en voyage, etc etc.

Les photos

Un des grands avantages de l’utilisation du Cloud, c’est bien sûr de permettre la sauvegarde de vos photos. Les garder uniquement sur votre disque dur est très risqué (attention au jour où il vous lâche), et utiliser des CD ou des disques durs externes ne sont pas des solutions 100% fiables : les CD s’abîment, les disques durs peuvent également crasher. Sans compter que l’un comme l’autre peuvent être rapidement pleins. Avec le Cloud, plus d’inquiétudes.

Mes données du blog

Comme je vous l’indiquais, je laisse aussi tout mon travail pour le blog sur le Cloud. Je peux donc changer facilement d’ordinateur et retrouver à chaque fois tout mon travail. Et je suis rassurée de le savoir sauvegardé sur le Cloud.

Et niveau sécurité ?

Ah oui, là vous vous dites, et avec raison : « elle garde toutes ces informations importantes sur internet ? Au même endroit ? Mais elle est folle ! » Oui… et non. Les solutions que je vous ai nommé (Dropbox, Google Drive et One Drive) sont des solutions très sécurisées et sérieuses. J’ai pris quelques dispositions : par exemple je protège ma liste de mots de passe que j’ai sur mon journal de bord. J’ai inclus une règle que seul moi et mon mari connaissons et que l’ont doit appliquer sur chaque mot de passe indiqué pour avoir le bon.

Et puis surtout, je suis sûre que bon nombre d’entre nous ont tous ces fichiers dans leurs boites mails et ne s’inquiètent pas de la sécurité à ce niveau : vous savez, le mail envoyé au banquier il y a 3 ans pour constituer votre dossier immo : n’est-il pas toujours dans votre boite d’éléments envoyés avec toutes ses pièces-jointes ? 🙂 Il y a de toute façon des risques à partir du moment où on a un ordinateur connecté à internet 🙂

Est-ce payant ?

Chaque plateforme propose en général une offre gratuite mais avec très peu d’espace disponible : vous risquez donc de rapidement dépasser votre quota, surtout si vous entreposez des photos. Il faudra donc payer un abonnement pour pouvoir disposer d’assez de places pour une vraie utilité. En générale autour d’un dizaine d’euros par mois pour un espace plus que conséquent (11,99€/mois sur Dropbox pour 2 To. Avec 2 To vous pouvez stocker environ 400 000 photos… vous devriez être larges ! 🙂 ).

J’espère que ces quelques infos sur cet outil et mon utilisation vous auront été utiles.

Et vous, avez-vous un espace Cloud ? Est-ce que ça vous semble pertinent et utile ?

Organisation : Comment je garde mes documents importants (et mes photos !) toujours à portée de main

18 réflexions sur “Organisation : Tous mes dossiers importants avec moi en permanence dans le Cloud”

  1. Bonjour Julie.
    Merci pour cet article qui me confirme le mode de fonctionnement que j’utilise déjà pour de nombreux documents administratifs. C’est toujours rassurant de voir que l’on est sur la bonne voie de l’organisation 🙂
    Concernant la règle des mots de passe avec votre mari, comment faites-vous?
    Je souhaiterai faire un tableau des différents identifiants et mot de passe mais j’étais réticentes à déposer ce fichier sur le Cloud.
    Merci pour votre réponse et belle journée.

    1. Alors pour les règles de mots de passe tu peux par exemple dire que les majuscules et minuscules sont inversées. Par défaut tu sais qu’un mot de passe qui serait : nantes2019 serait en fait NANTES2019 🙂
      C’est pas infaillible mais c’est toujours ça 🙂

  2. Je trouve que c’est une solution d’organisation intéressante, malheureusement assez mauvaise au niveau écologique. Comme c’est immatériel, on ne pense pas que ce soit polluant mais ça demande une énergie folle pour stocker et conserver physiquement toutes ces millions de données partout dans le monde ! Idéalement il faudrait conserver le moins de choses possibles sur internet, et pour les photos faire des albums papier par exemple… Après bien sûr il y a toujours un risque de perte, d’incendie… mais ça fait partie de la vie!

    1. Je suis à la fois d’accord et pas d’accord. J’ai déjà parlé plusieurs fois ici de l’impact écologique des serveurs ici (notament des mails), mais comme pour tout, rien ne doit être diabolisé et tout doit être utilisé intelligemment et avec conscience. Je ne met pas toutes les photos qui sortent de mon téléphone ou de mon APN sur mon Dropbox, elles sont d’abord triées (les doubles, les flous, les sans intérêt…). C’est effectivement pas parce que on a 2 To qu’il faut chercher à les remplir 🙂

      Non parce que si on va par là on peut aussi diaboliser les albums photos : papiers photo, transports, encre…

      Aucune solution n’est parfaite. Le tout est de faire au mieux. Mais effectivement c’est important d’avoir en tête que de l’espace web, ça a aussi un impact écologique 🙂

  3. Belle organisation ! Je vais m’en inspirer car je dois avouer que je n’exploite pas mon cloud comme je le devrais et pourtant c’est clair qu’il peut rendre de grands services. Merci pour le partage

  4. Très intéressante cette manière de faire, c’est vrai que j’ai toujours un peu peur que mes disques durs lâchent, je n’avais jamais pensé à tout garder sur un cloud. J’utilise déjà le dropbox gratuit pour accéder à des photos pour le blog sur mon téléphone et sur mon ordinateur. Ce qui me freine, ce sont les 12 euros par mois… à voir par la suite si j’en ai réellement besoin !

  5. Bonjour julie,

    je trouve très inspirant votre blog par contre d’annoncer la couleur avec le cloud DROPBOX alors qu’il y a une pléthore. Cela me questionne un peu et me fait penser que vous faites de la pub pour dropbox et gagner de l’argent. Est ce que c’est un conseil avec un intérêt financier derrière ou simplement un conseil.. Pour ma part le fait de créer une dépendance avec un outil ce n’est pas mon truc car le but de ces outils on-line es de créer une dépendance avec leur fonction qui ne sont qu’accessible via leur plateforme et si vous dépassez le stockage max aller van abonnement… la solution est peut être plus onéreuse mais un NAS vous permet d’avoir plus la main dessus et vous savez ce que vous achetez et vous êtes propriétaire de vos données..

    1. Bonjour Nicolas,
      Je n’ai évidement aucun intérêt financier dans l’histoire, vous pourrez d’ailleurs voir que les liens vers Dropbox sont des liens classiques et non affiliés (et soi dit en passant, je vous invite à regarder ma page de contact, vous connaîtrez mon positionnement vis à vis des partenariats :))
      Et évidement que Dropbox a pour but de vous faire acheter un abonnement, c’est une entreprise qu’il y a derrière, pas une oeuvre de charité 🙂
      La solution NAS n’est pas une solution techniquement accessible au plus grand nombre. Tant mieux si elle vous convient.
      Belle journée,

      Julie

  6. Bonjour Julie,

    Merci pour ton article. Il est très instructif. J’ai récemment décidé d’archiver pas mal de documents sur le cloud. Ton article m’aide à y voir plus clair pour son organisation.
    Pour le document avec tous les identifiants/mot de passe il existe des applications « coffre fort » pour téléphone, j’en utilise une c’est très pratique et accessible rapidement.

    J’espère un jour assister à un de tes ateliers gestion budget 😉

  7. Bonjour Julie,

    Etonnamment, ce genre de bog/site est souvent rédigé par des mamans. Ici, c’est un papa qui parle 🙂 L’organisation me préoccupe beaucoup depuis quelques temps (depuis que j’ai deux superbes enfants en fait !). De plus, je travaille dans l’enseignement et j’enseigne l’informatique, donc la sécurité et l’organisation d’un ordinateur est mon point fort.

    Concernant les Cloud, comme tu l’as très bien dit, ce sont des outils sérieux et puisque la concurance est importante entre les géants du WEB (Google, Dropbox, Microsoft), il n’est pas dans leur intérêt de « jouer » avec nos données.

    Pour ce qui est des mots de passe, j’utilise BitWarden. Il s’agit d’un gestionnaire qui fonctionne sur différents supports (Extension navigateur, tablette, smartphone, etc.). Je ne connais aucun de mes mots de passe, qui sont très long et très compliqués. J’ai plus de 200 comptes sur le Web et c’est mon gestionnaire qui garde tout en mémoire. Je sécurise ça par un mot de passe « Maître », c’est le seul que je connais.

    Il est possible d’exporter ses mots de passe sous forme de fichier Excel (C’est ce que je fais une fois par mois et je stocke ça sur une clé USB sécurisée).

  8. Bonjour ! Je viens de découvrir ton instagram ce matin puis stories puis blog puis Facebook… Je crois que j’ai de quoi être occupée pour les prochaines semaines/mois/années !! Je me retrouve parfaitement dans tes sujets et tes façons de faire, merci pour toutes ces informations. Je pars à la chasse aux infos A++++

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