3 outils pour vous aider à gérer votre productivité

Que ça soit pour le travail, ou à la maison, aujourd’hui je vous présente 3 outils testés et approuvés pour optimiser votre productivité. Mon mari a repris ses études récemment, et après lui avoir conseillé ces techniques pour ses révisions, je me suis dis qu’un article serait le bienvenu. J’ai déjà parlé de quelques unes de ces techniques dans d’autres articles, mais on va les voir plus en détail aujourd’hui.

La technique Pomorodo

C’est une technique qui a pour but de booster sa concentration. L’idée : mettre un minuteur sur 25 minutes et consacrer ces 25 minutes pleinement à votre tâche sans rien faire d’autre. C’est à dire : éteindre toutes vos notifications, ne pas regarder ses mails, bref, ne rien laisser vous déconcentrer. Ensuite vous vous accordez une pause de 5 minutes (étirez-vous, préparez vous un thé, lisez mails et notifications… ou faites ce que vous voulez !) et repartez pour une nouvelle session de 25 minutes. Au bout de 4 session, faites une pause plus longue de 15-30 minutes.

Cette méthode permet de se discipliner et de se challenger. Et quel libération quand vous arrivez à vos 5 minutes de pause méritées ! Mon amoureux, étudiant donc, utilise cette technique pour travailler ses cours à la maison. Dans un même genre j’applique la méthode, non pas sur un temps défini, mais sur une tâche précise : interdiction de lire mes mails ou de faire autre chose que cette tâche tant qu’elle n’est pas terminée.

Pourquoi Pomodoro (tomate) ? C’est son inventeur, l’italien Francesco Cirillo qui utilisait un minuteur de cuisine en forme de tomate 🙂

Astuce : mettez votre téléphone en mode avion et fermez vos boites mails et navigateur internet, comme ça pas de tentation !

C’est aussi ce même principe de minuteur qui est utilisé dans la méthode de ménage Flylady, dont j’aurais l’occasion de vous parler une prochaine fois.

Prioriser ses tâches avec la matrice d’Eisenhower

Ma technique préférée, j’en avais déjà parler dans mon article pour mieux s’organiser au travail 🙂 Il s’agit de catégoriser toutes vos tâches en vous posant 2 questions pour chacune d’elles : Est-elle urgente ou non urgente ? (notion de temporalité). Est-elle importante ou non importante ? (notion de valeur ajoutée). Une tâche peut donc par exemple être urgente mais non importante, ou non urgente mais importante. Vous positionnez ensuite vos tâches sur la matrice suivante :

Il s’agit donc ensuite de traiter suivant la priorité suivante :

1. Les tâches urgentes et importantes : A traiter en priorité (est-ce votre grenouille ? 🙂 Voir section suivante)
2. Les tâches non urgentes mais importantes : A inscrire dans votre to do et se donner une deadline
3. Les tâches urgentes mais non importantes : Pouvez-vous déléguer cette tâche ?
4. Les tâches non urgentes et non importantes : Posez-vous la question : sont-elles vraiment nécessaires ? Ne peux-t-on pas tout simplement les annuler ?

J’ai trouvé cet article très sympa sur internet qui détaille bien la méthode et ses bénéfices.

Mangez une grenouille chaque matin

Hein ? Mais qu’est ce qu’elle raconte celle là encore ?
C’est une expression tirée d’un célèbre écrivain Mark Twain dans son livre « Eat Frog » : « Si la première chose que vous faites en vous levant le matin, c’est de manger une grenouille vivante, vous savez que rien de pire de pourra vous arriver dans la journée ». En bref, si vous commencez la journée avec la tâche la pénible/stressante/importante, le reste de la journée vous paraîtra super easy ! Dès le matin, vous aurez la satisfaction d’avoir surmonté cette fameuse tâche, ce qui rendra plus le reste des tâches plus sympas et faciles.

Savez vous en plus que votre volonté a tendance à diminuer tout au long de la journée ? Comme si on avait un « réservoir » de la volonté : vous vous réveillez chaque matin avec votre réservoir plein. Profitez donc de cette volonté pour vous attaquer au plus vite à la tâche qui vous rebute.

Quelques soit vos tâches, n’oubliez pas de les diviser en plusieurs objectifs, histoire de ne pas vous effrayer par l’ampleur de la tâche.

Et vous, quels sont vos outils pour vous aider à être plus productif ?