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3 outils pour vous aider à gérer votre productivité

28 février 2018 · 16 commentaires

Que ça soit pour le travail, ou à la maison, aujourd’hui je vous présente 3 outils testés et approuvés pour optimiser votre productivité. Mon mari a repris ses études récemment, et après lui avoir conseillé ces techniques pour ses révisions, je me suis dis qu’un article serait le bienvenu. J’ai déjà parlé de quelques unes de ces techniques dans d’autres articles, mais on va les voir plus en détail aujourd’hui.

La technique Pomorodo

C’est une technique qui a pour but de booster sa concentration. L’idée : mettre un minuteur sur 25 minutes et consacrer ces 25 minutes pleinement à votre tâche sans rien faire d’autre. C’est à dire : éteindre toutes vos notifications, ne pas regarder ses mails, bref, ne rien laisser vous déconcentrer. Ensuite vous vous accordez une pause de 5 minutes (étirez-vous, préparez vous un thé, lisez mails et notifications… ou faites ce que vous voulez !) et repartez pour une nouvelle session de 25 minutes. Au bout de 4 session, faites une pause plus longue de 15-30 minutes.

Cette méthode permet de se discipliner et de se challenger. Et quel libération quand vous arrivez à vos 5 minutes de pause méritées ! Mon amoureux, étudiant donc, utilise cette technique pour travailler ses cours à la maison. Dans un même genre j’applique la méthode, non pas sur un temps défini, mais sur une tâche précise : interdiction de lire mes mails ou de faire autre chose que cette tâche tant qu’elle n’est pas terminée.

Pourquoi Pomodoro (tomate) ? C’est son inventeur, l’italien Francesco Cirillo qui utilisait un minuteur de cuisine en forme de tomate 🙂

Astuce : mettez votre téléphone en mode avion et fermez vos boites mails et navigateur internet, comme ça pas de tentation !

C’est aussi ce même principe de minuteur qui est utilisé dans la méthode de ménage Flylady, dont j’aurais l’occasion de vous parler une prochaine fois.

Prioriser ses tâches avec la matrice d’Eisenhower

Ma technique préférée, j’en avais déjà parler dans mon article pour mieux s’organiser au travail 🙂 Il s’agit de catégoriser toutes vos tâches en vous posant 2 questions pour chacune d’elles : Est-elle urgente ou non urgente ? (notion de temporalité). Est-elle importante ou non importante ? (notion de valeur ajoutée). Une tâche peut donc par exemple être urgente mais non importante, ou non urgente mais importante. Vous positionnez ensuite vos tâches sur la matrice suivante :

Il s’agit donc ensuite de traiter suivant la priorité suivante :

  1. Les tâches urgentes et importantes : A traiter en priorité (est-ce votre grenouille ? 🙂 Voir section suivante)
  2. Les tâches non urgentes mais importantes : A inscrire dans votre to do et se donner une deadline
  3. Les tâches urgentes mais non importantes : Pouvez-vous déléguer cette tâche ?
  4. Les tâches non urgentes et non importantes : Posez-vous la question : sont-elles vraiment nécessaires ? Ne peux-t-on pas tout simplement les annuler ?

J’ai trouvé cet article très sympa sur internet qui détaille bien la méthode et ses bénéfices.

Mangez une grenouille chaque matin

Hein ? Mais qu’est ce qu’elle raconte celle là encore ?
C’est une expression tirée d’un célèbre écrivain Mark Twain dans son livre « Eat Frog » : « Si la première chose que vous faites en vous levant le matin, c’est de manger une grenouille vivante, vous savez que rien de pire de pourra vous arriver dans la journée ». En bref, si vous commencez la journée avec la tâche la pénible/stressante/importante, le reste de la journée vous paraîtra super easy ! Dès le matin, vous aurez la satisfaction d’avoir surmonté cette fameuse tâche, ce qui rendra plus le reste des tâches plus sympas et faciles.

Savez vous en plus que votre volonté a tendance à diminuer tout au long de la journée ? Comme si on avait un « réservoir » de la volonté : vous vous réveillez chaque matin avec votre réservoir plein. Profitez donc de cette volonté pour vous attaquer au plus vite à la tâche qui vous rebute.

Quelques soit vos tâches, n’oubliez pas de les diviser en plusieurs objectifs, histoire de ne pas vous effrayer par l’ampleur de la tâche.

Et vous, quels sont vos outils pour vous aider à être plus productif ?

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Filed In: Organisation / Tagged: organisation

Commentaires

  1. Fanny dit

    28 février 2018 à 20 h 58 min

    Alors là, merci!
    ce sont des outils que je vais tenter d’utiliser dès demain car énormement de boulot, pro et perso et j’attaque 4 semaines intenses. Ces methodes vont bien m’aider je pense

    Bonne soirée

    Répondre
    • Julie dit

      1 mars 2018 à 16 h 38 min

      Bon courage alors ! J’espère que ça t’aidera 🙂

      Répondre
  2. Teodora dit

    28 février 2018 à 23 h 28 min

    Merci Julie pour ces trois outils intéressants, surtout pour l’approche avec la grenouille.

    C’est vrai que j’aime commencer la journée par ce qui est plus ardu, avec les tâches sur lesquelles mon attention a besoin d’être soutenue. Ce qui me permet dans l’après-midi d’avancer plus relax et contente des actions déjà accomplies en matinée.

    L’été dernier, j’écrivais justement sur cette célèbre matrice d’Eisenhower, que j’avais revisitée en y mettant plein d’éléments explicatifs : http://bit.ly/2zlwizC

    Aussi bien dans le domaine privé que professionnel, nous sommes parfois emportés par des « urgences » et reportons souvent à plus tard ce qui est vraiment important. Grâce à cette matrice, nous pouvons nous positionner, faire le tri sur les différentes choses à faire et donc poser un choix concret sur nos priorités.

    Répondre
    • Julie dit

      13 mars 2018 à 8 h 25 min

      Merci pour ton partage ! Ton article est vraiment intéressant et complet 🙂

      Répondre
  3. Sophie H dit

    1 mars 2018 à 8 h 38 min

    Merci de partager avec nous tes astuces 🙂

    Répondre
    • Julie dit

      1 mars 2018 à 16 h 37 min

      Mais de rien 🙂

      Répondre
  4. ASH dit

    1 mars 2018 à 14 h 06 min

    J utilisé isotimer. Merci pour ton astuce ,de bon conseil comme toujours.

    Répondre
    • Julie dit

      1 mars 2018 à 16 h 37 min

      De rien ! 🙂 j’espère que ça te sera utile 🙂

      Répondre
  5. Esther dit

    1 mars 2018 à 14 h 41 min

    Merci, je vais tester la méthode Pomodoro dès maintenant je crois 🙂

    Répondre
    • Julie dit

      1 mars 2018 à 16 h 37 min

      Super ! Tu me diras si ça a été efficace ? 🙂

      Répondre
  6. Nolwenn dit

    4 mars 2018 à 15 h 56 min

    Originale cette technique de la grenouille mais assez efficace, c’est vrai !

    Répondre
    • Julie dit

      13 mars 2018 à 8 h 24 min

      Oui ! De quoi démarrer la journée sur les chapeaux de roue !

      Répondre
  7. Jessica dit

    28 mars 2018 à 8 h 24 min

    Salut Julie !
    Ayant des difficultés à être efficace en télétravail, j’utilise désormais la méthode pomodoro, c’est top !!!!

    La matrice permet de prioriser correctement les tâches quand on est un peu perdu, c’est un chouette outil !

    Merci pour ton article. Hâte de lire le prochain ! J’adore ton blog 👏

    Belle journée,
    Jessica

    Répondre
    • Julie dit

      29 mars 2018 à 8 h 37 min

      Salut Jessica ! Je suis vraiment super contente que ces méthodes t’aident 🙂 en effet pour le télétravail la méthode pomodoro est top pour arriver à se concentrer sans se disperser 🙂

      Répondre
  8. Petite Vivi dit

    28 mars 2018 à 21 h 46 min

    Encore un super article que j’ai pris plaisir à lire. Merci !

    Répondre
    • Julie dit

      29 mars 2018 à 8 h 36 min

      Mais de rien ! 🙂

      Répondre

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Ça fait maintenant 2 ans, après un énorme tri, que je ne me laisse plus débordée par les papiers 📂 Et qu'est ce que ça fait du bien 🤩
Pour autant, la gestion n'était pas au top car 1/ le meuble de rangement était loin de mon bureau (étage versus RDC) et 2/ le système de classeurs n'était pas hyper pratique (devoir perforer les feuilles etc)
J'ai profité d'avoir de la place supplémentaire dans le salon, suite à notre extension, pour ajouter ce joli meuble (@maisonsdumonde ) à proximité de mon bureau et revoir par la même mon système de classement : fini les classeurs et bonjour les portes-documents et chemises 👋 bien sûr, j'en ai profité pour refaire un tri ! 💪
J'y ai aussi mis mon PC portable et même mon imprimante et son papier.
Bref, hyper contente de mon rangement 😄 (Un chat se cache sur une photo, qui l'a vu ? 🐱)
Je vous parlerais certainement bientôt plus en détail de mon organisation papiers, mais en attendant, vous pouvez découvrir mon ancienne organisation en story à la une 😉 🗂
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Je m’appelle Julie, jeune maman nantaise, presque trentenaire, « working mum », amoureuse des jolis moments et des petits choses simples de la vie.

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