6 astuces pour simplifier votre gestion administrative

Les papiers, la gestion administrative, les impôts, le courrier, les mails… Ce n’est pas toujours évident à gérer et on peut vite se retrouver noyé sous la charge de travail que cela peut représenter. Je vous partage aujourd’hui 6 petites astuces pour faciliter vos démarches et gagner ainsi en temps et en sérénité.

Signature électronique : Imprimer un papier, le signer, le scanner, l’envoyer… Du temps et de l’énergie perdue (sans compter le papier et l’encre). La petite astuce, c’est d’utiliser une image de votre propre signature que vous scannez en amont. Vous pourrez ensuite l’insérer dans vos documents. Certains logiciels de lecteur PDF permettent également de créer une signature avec sa souris. Sur Adobe Acrobat Reader, par exemple, il vous faut aller dans l’onglet « Outils » et choisir « Remplir et signer ». Vous pouvez aussi utiliser l’outil « Tampon » pour récupérer votre image de signature (ou un scan de votre tampon, si vous représentez une entreprise).

Mails automatiques de réponse : La plupart des boites de messagerie proposent de paramétrer des modèles de réponse type. Cela peut être un vrai gain de temps, particulièrement dans votre sphère professionnelle. Par exemple, moi qui fait du recrutement, j’ai pré-enregistré un mail type de refus de candidature, un autre de confirmation de RDV, etc.
Sur Gmail, il faut d’abord activer la fonction. Pour cela, il faut passer par le menu « Paramètres » (roue dentée en haut à droite), puis l’onglet « Paramètres avancés » et cocher « Activer » sur les modèles. Vous n’aurez plus qu’à rédiger votre mail type, cliquer sur les « … » en bas à droite du mail, et choisir le menu « Modèles » pour l’enregistrer.
Sur Outlook, la fonctionnalité existe mais n’est pas forcément intuitive. Ma petite astuce, c’est d’utiliser la fonction « Signature » en créant plusieurs modèles de signatures dans les options.

Nommage des fichiers sur ordinateur : Pour plus de visibilité et pour un classement chronologique de mes fichiers et dossiers, j’ai adopté un système de nommage de fichier (que j’utilise également au travail). Je les nommes sous ce format « AAAAMM_SUJET_Description ». AAAA correspond à l’année, MM au mois. Par exemple : « 202006_IMPOTS_Déclaration de revenus ». Mettre la date au début permettra à vos fichiers de se ranger automatiquement par ordre chronologique (et pas celui de la date du fichier informatique, mais bien celle du document). Vous retrouvez ainsi bien plus facilement vos fichiers (et c’est joli quand tout est nommé uniformément ;))

Le trieur de courrier : Je ferais un article dédié un jour à la gestion du courrier entrant, mais voilà déjà une petite astuce. Prenez l’habitude de classer votre courrier, dès que celui-ci est traité, dans un trieur. Non, je ne vous dis pas d’aller le mettre immédiatement dans votre système de classement (classeurs, boites d’archives…), mais d’avoir un trieur qui reprend les même intitulés que votre système. Gardez ce trieur à portée de main et rangez-y vos papiers au fur et à mesure. Prenez le temps régulièrement (idéalement une fois par mois), d’aller le vider dans vos archives. Le tri étant pré-fait, vous gagnez ainsi un temps précieux. J’utilise pour ma part un système dans ce genre là.

Tampon d’adresse : Bien entendu, je limite au maximum l’envoi de courrier, préférant dès que possible les envois mails. Mais c’est parfois indispensable. Pour gagner du temps, au lieu d’écrire à l’arrière de chaque lettre mon adresse à la main, j’ai fait faire un tampon avec notre adresse « Famille X – Blablabla ». J’ai profité d’une commande de cartes de visite pour le faire faire sur le site Vistaprint. Cela me fait gagner du temps, et en plus, c’est super classe 🙂

Enregistrement de vos documents sur le cloud : J’en avais fait un article complet, mais c’est vraiment une astuce que j’adore : utiliser le cloud pour garder à portée de main, sur n’importe quel appareil, l’accès à tous vos fichiers et documents importants. Carte d’identité, RIB, contrats… Je vous invite à aller lire l’article pour en savoir plus.

J’espère que ces quelques astuces pourront vous être utiles dans votre quotidien, qu’il soit pro ou perso 😉

Avez-vous également vos propres astuces de gestion administrative ? Dites nous tout en commentaire 😉