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6 astuces pour simplifier votre gestion administrative

2 avril 2020 · 2 commentaires

Les papiers, la gestion administrative, les impôts, le courrier, les mails… Ce n’est pas toujours évident à gérer et on peut vite se retrouver noyé sous la charge de travail que cela peut représenter. Je vous partage aujourd’hui 6 petites astuces pour faciliter vos démarches et gagner ainsi en temps et en sérénité.

Astuces pour simplifier sa gestion administrative

Signature électronique : Imprimer un papier, le signer, le scanner, l’envoyer… Du temps et de l’énergie perdue (sans compter le papier et l’encre). La petite astuce, c’est d’utiliser une image de votre propre signature que vous scannez en amont. Vous pourrez ensuite l’insérer dans vos documents. Certains logiciels de lecteur PDF permettent également de créer une signature avec sa souris. Sur Adobe Acrobat Reader, par exemple, il vous faut aller dans l’onglet « Outils » et choisir « Remplir et signer ». Vous pouvez aussi utiliser l’outil « Tampon » pour récupérer votre image de signature (ou un scan de votre tampon, si vous représentez une entreprise).

Mails automatiques de réponse : La plupart des boites de messagerie proposent de paramétrer des modèles de réponse type. Cela peut être un vrai gain de temps, particulièrement dans votre sphère professionnelle. Par exemple, moi qui fait du recrutement, j’ai pré-enregistré un mail type de refus de candidature, un autre de confirmation de RDV, etc.
Sur Gmail, il faut d’abord activer la fonction. Pour cela, il faut passer par le menu « Paramètres » (roue dentée en haut à droite), puis l’onglet « Paramètres avancés » et cocher « Activer » sur les modèles. Vous n’aurez plus qu’à rédiger votre mail type, cliquer sur les « … » en bas à droite du mail, et choisir le menu « Modèles » pour l’enregistrer.
Sur Outlook, la fonctionnalité existe mais n’est pas forcément intuitive. Ma petite astuce, c’est d’utiliser la fonction « Signature » en créant plusieurs modèles de signatures dans les options.

Nommage des fichiers sur ordinateur : Pour plus de visibilité et pour un classement chronologique de mes fichiers et dossiers, j’ai adopté un système de nommage de fichier (que j’utilise également au travail). Je les nommes sous ce format « AAAAMM_SUJET_Description ». AAAA correspond à l’année, MM au mois. Par exemple : « 202006_IMPOTS_Déclaration de revenus ». Mettre la date au début permettra à vos fichiers de se ranger automatiquement par ordre chronologique (et pas celui de la date du fichier informatique, mais bien celle du document). Vous retrouvez ainsi bien plus facilement vos fichiers (et c’est joli quand tout est nommé uniformément ;))

Le trieur de courrier : Je ferais un article dédié un jour à la gestion du courrier entrant, mais voilà déjà une petite astuce. Prenez l’habitude de classer votre courrier, dès que celui-ci est traité, dans un trieur. Non, je ne vous dis pas d’aller le mettre immédiatement dans votre système de classement (classeurs, boites d’archives…), mais d’avoir un trieur qui reprend les même intitulés que votre système. Gardez ce trieur à portée de main et rangez-y vos papiers au fur et à mesure. Prenez le temps régulièrement (idéalement une fois par mois), d’aller le vider dans vos archives. Le tri étant pré-fait, vous gagnez ainsi un temps précieux. J’utilise pour ma part un système dans ce genre là.

Tampon d’adresse : Bien entendu, je limite au maximum l’envoi de courrier, préférant dès que possible les envois mails. Mais c’est parfois indispensable. Pour gagner du temps, au lieu d’écrire à l’arrière de chaque lettre mon adresse à la main, j’ai fait faire un tampon avec notre adresse « Famille X – Blablabla ». J’ai profité d’une commande de cartes de visite pour le faire faire sur le site Vistaprint. Cela me fait gagner du temps, et en plus, c’est super classe 🙂

Enregistrement de vos documents sur le cloud : J’en avais fait un article complet, mais c’est vraiment une astuce que j’adore : utiliser le cloud pour garder à portée de main, sur n’importe quel appareil, l’accès à tous vos fichiers et documents importants. Carte d’identité, RIB, contrats… Je vous invite à aller lire l’article pour en savoir plus.

J’espère que ces quelques astuces pourront vous être utiles dans votre quotidien, qu’il soit pro ou perso 😉

Avez-vous également vos propres astuces de gestion administrative ? Dites nous tout en commentaire 😉

6 astuces d'organisation pour simplifier votre gestion administrative

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Filed In: Organisation / Tagged: administratif, organisation

Commentaires

  1. Aurélie PH dit

    10 avril 2020 à 12 h 30 min

    Merci Julie,

    Moi qui pensais tout connaître de Gmail, j’ai découvert les « modèles » !
    Super astuce !

    Répondre
  2. Jessica DELAPLACE dit

    16 avril 2020 à 17 h 09 min

    Hello Julie !

    Merci pour tes conseils, toujours utiles !

    Petite question: comment classes-tu tes photos informatiquement ? et comment les stockent-tu ? (ordinateur, disque dur externe, cloud ?)

    Je profite du confinement pour ranger toutes mes photos de l’année passée, c’est fou comme ça s’accumule vite !!!! ça prend tellement de temps à les trier…

    A ce soir au live instagram 🙂

    Répondre

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Ça fait maintenant 2 ans, après un énorme tri, que je ne me laisse plus débordée par les papiers 📂 Et qu'est ce que ça fait du bien 🤩
Pour autant, la gestion n'était pas au top car 1/ le meuble de rangement était loin de mon bureau (étage versus RDC) et 2/ le système de classeurs n'était pas hyper pratique (devoir perforer les feuilles etc)
J'ai profité d'avoir de la place supplémentaire dans le salon, suite à notre extension, pour ajouter ce joli meuble (@maisonsdumonde ) à proximité de mon bureau et revoir par la même mon système de classement : fini les classeurs et bonjour les portes-documents et chemises 👋 bien sûr, j'en ai profité pour refaire un tri ! 💪
J'y ai aussi mis mon PC portable et même mon imprimante et son papier.
Bref, hyper contente de mon rangement 😄 (Un chat se cache sur une photo, qui l'a vu ? 🐱)
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Comme un dimanche matin 🥰 Le mimosa est ma made Comme un dimanche matin 🥰
Le mimosa est ma madeleine de Proust. Je viens du pays du mimosa, alors son odeur me rappelle 1000 souvenirs. Chaque année, c'est mon petit rayon de soleil des mois de janvier et février ☀️
Et vous, c'est quoi vos petits bonheurs de début d'année ? 💐
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Il y a une semaine nous étions à fond ! Moins de Il y a une semaine nous étions à fond ! Moins de 2j pour transformer la chambre de notre fils de chambre d'enfant à chambre d'ado pour ses 10 ans 💪 
C'était une totale surprise pour lui, et depuis il ne passe pas un jour sans nous dire qu'il adore sa chambre et qu'il est tellement heureux 🥰
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Je m’appelle Julie, jeune maman nantaise, presque trentenaire, « working mum », amoureuse des jolis moments et des petits choses simples de la vie.

J’ai voulu de créer ce blog pour aider les femmes, et particulièrement les mamans, à être mieux dans leurs baskets, à être la « meilleure version d’elles-mêmes ».

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